Komunikacja wewnętrzna w firmie: łatwizna czy wyzwanie? Część 2

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

W poprzednim artykule (do przeczytania tutaj >) pisałam, jakie są skutki braku skutecznej komunikacji wewnątrz firmy i jakie korzyści wynikają z nadania jej wysokiego priorytetu.

Czym jest zatem skuteczna komunikacja wewnątrz firmy i co o niej świadczy?
Kluczowym elementem skutecznej komunikacji jest nie tylko wymiana informacji, ale przede wszystkim rozumienie treści, tych przekazywanych i tych odbieranych. Dużym problemem w komunikacji wewnętrznej jest pewnego rodzaju iluzja, że doszło do porozumienia między stronami. Czy zdarza wam się tkwić w przekonaniu, że pracownik dostał informację, a jednak nie wykonał zadania lub wykonał je nie tak, jak tego oczekiwaliśmy?

Czasami jest tak, że komunikaty ulegają zniekształceniu w procesie nadania i odbioru. Dzieje się to dlatego, że mamy w głowach coś, co przez psychologów nazywane jest mapą percepcyjną, czyli czymś, dzięki czemu rozumiemy w określony sposób to, co mówimy lub słyszymy. To zespół doświadczeń i przeżyć, wartości i zachowań, które nakładamy na odbiór komunikatu.

Kiedy powiesz do pracownika: „Zrób to DOBRZE”, wówczas sam masz w głowie obraz tego, co oznacza owo „DOBRZE”, natomiast niekoniecznie jest to tożsame z wizją pracownika. Pamiętaj, że każdy pracownik przychodzi do Twojej firmy ze swoim doświadczeniem życiowym i zawodowym, z bagażem tego, co dali mu rodzice w procesie wychowania, nauczyciele – w procesie nauczania, rówieśnicy, poprzedni pracodawcy, a Ty oczekujesz, aby działał on zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, aby z góry przyjmował Twój punkt widzenia. Samo zrozumienie tych różnic to już dobra droga do szlifowania komunikacji wewnątrz firmy.

Jakich zatem błędów unikać, aby wstąpić na drogę poprawy jakości komunikacji wewnątrz firmy?
Po pierwsze, postaraj się, aby komunikaty były bardziej precyzyjne. Jeżeli czegoś wymagasz, nazwij to konkretnie i – aby uniknąć błędów – sprawdź, jak rozumie to pracownik. Zadaj kilka pytań, a przekonasz się, czy komunikat został zrozumiany prawidłowo. Taka precyzja ma dodatkowe znaczenie, bowiem pracownik będzie chciał aktywnie słuchać, a jednocześnie poczuje przestrzeń do doprecyzowania informacji.

Po drugie, nie generalizuj i nie etykietuj. Twoje wypowiedzi staną się bardziej precyzyjne, kiedy będziesz mówił o konkretnym zachowaniu i jego skutkach, a nie o tym, jaki ktoś jest.
Przykład: kiedy powiesz do pracownika, że jest niedokładny, oceniasz ogólnie jego osobę, a nie konkretnie to, co wymaga poprawy. Gdybyś zamienił ten komunikat na nieco inny: „W tym raporcie brakuje szczegółów, proszę cię o większą dokładność, bowiem jest to ważne nie tylko dla mnie, ale również dla ogólnej oceny Twojej pracy”, wypowiedź stałaby się bardziej precyzyjna.

I jeszcze kilka podpowiedzi, które osobiście stosuję w pracy trenera i coacha.
Odwołuj się do przykładów i autorytetów, a sprawisz, że ludzie będą chcieli być lepsi, że będą szukali sposobów na naśladowanie tych, których szanują i podziwiają.
Nadawaj ramy i wyjaśniaj, dlaczego to, co mówisz, jest ważne nie tylko dla Ciebie, ale również dla firmy i dla samego pracownika.

Szanuj różne perspektywy. Spróbuj ze spokojem i cierpliwością słuchać innych, nie oceniaj, ale staraj się zrozumieć odmienny sposób myślenia i nawet jeżeli masz inne zdanie na dany temat, to uszanuj perspektywę drugiego człowieka. Jeżeli tego nie będziesz robił w codziennych sytuacjach, zagasisz w ludziach ogień i inicjatywę, a w końcu – zaangażowanie. „Możesz kupić czyjeś ręce, ale nie kupisz serca, a w sercu rodzi się entuzjazm i lojalność. Możesz kupić czyjeś plecy, ale mózgu nie kupisz, a tam tkwi źródło twórczości, pomysłowości i wszelkiej zaradności” (Stephen R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania).

Autor: Joanna Antonik

Kontakt z nami

Krzysztof Dybiec
tel. 505 125 884, email: krzysztof.dybiec@ig.wodzislaw.pl

Wodzisławska Izba Gospodarcza
ul. Pszowska 26 , 44-300 Wodzisław Śląski
Bank: PKO BP 97 1020 2472 0000 6202 0143 8324
NIP: 647-23-58-605

Działamy pod Patronatem Wodzisławskiej Izby Gospodarczej